За неделю до крупного события event-менеджер практически не бывает свободен от бесконечных звонков и встреч. Техника, кейтеринг, декор, логистика, артисты — каждый приходит со своим срочным вопросом, который запускает цепочку новых. И неважно, готовится ли конференция на 700 гостей или камерная свадьба: чем ближе дата, тем меньше времени остается на то, чтобы подумать о целях и качестве события. Разбираемся на примере LOFT HALL, как вернуть команде фокус на то, что действительно влияет на уровень мероприятия.

Чаще всего за неделю до события event-менеджер разрывается между срочными звонками и встречами. Технические специалисты уточняют, когда смогут завезти оборудование. Декоратор интересуется, во сколько начинается монтаж. Кейтеринг ждет финальное количество гостей. Ведущему нужен обновленный тайминг. Артисту — дополнительная гримерная. Курьер не может найти въезд. Служба безопасности просит еще раз прислать списки.

Кажется, что на все эти вопросы можно ответить в течение часа. На деле же каждый такой звонок запускает новую цепочку согласований. Так, за неделю до важного события менеджеру приходится обрабатывать десятки звонков, чтобы скоординировать огромное количество процессов.

И неважно, что готовит команда: конференцию на 700 человек, корпоратив с концертной программой или свадьбу. Чем ближе дата, тем меньше времени остается на само событие — его содержание, ритм, атмосферу и впечатление гостей.

Почему решение операционных вопросов всегда происходит за несколько дней до мероприятия?

Большая часть подготовки к мероприятию обычно проходит в обсуждении крупных блоков: формат, концепция, бюджет, примерное количество гостей, программа, тайминг, аренда площадки или пространства. За неделю до события масштабные решения распадаются на десятки мелких задач:

• Через какой вход заезжает техника?

• Где разгружается декор?

• Во сколько можно начинать монтаж и демонтаж?

• Кто встречает подрядчиков?

• Где переодеваются артисты/спикеры?

• Хватит ли мощности для светового и звукового оборудования?

• Когда кухня начинает подачу?

• Кто отвечает за пересетап?

И проблема здесь заключается не в количестве незакрытых вопросов или сжатых сроках на их решение. С этим неизбежно сталкиваются организаторы почти в любом проекте. Истинная причина трудности в том, что event-менеджер нередко остается единственным коммуникационным лицом при подготовке и вынужден самостоятельно координировать каждого подрядчика для мероприятий. Тем временем всего одно изменение в программе запускает новую цепочку согласований: команде приходится снова обзванивать площадку, технических специалистов, кейтеринг, декораторов, спикеров, артистов, ведущего, диджея, охрану и клининг.

Разберем на конкретике:

• Монтаж сцены задерживается => нужно предупредить площадку, декораторов, техническую службу и кейтеринг;

• Увеличивается количество гостей на свадьбе => меняется число порций, рассадка, количество мебели;

• Спикер опаздывает на конференцию => корректируются программа, световые сценарии, работа экранов, кофе-брейк и перемещение гостей между залами.

Что теряет команда, пока координирует подрядчиков

Снаружи может казаться, что постоянные звонки — нормальная часть работы event-менеджера. Хороший специалист должен быть всегда на связи, держать все под контролем и быстро решать проблемы. Но контроль ради лучшего результата и превращение в оператора колл-центра за неделю до важного мероприятия — не одно и то же.

Если большая часть дня уходит на уточнение въездов, пропусков, времени доставки и технических условий, у команды не остается ресурсов на то, что напрямую влияет на впечатление гостей.

Например:

• Насколько логично выстроена программа;

• Какие цели были заложены и удастся ли их достичь;

• Соответствует ли зонирование разным частям программы;

• Что делать, если кто-то из ключевых участников опоздает;

• Что еще можно улучшить, чтобы каждый из гостей запомнил это событие на всю жизнь.

Детали, которые в процессе решения срочных вопросов кажутся незначительными, впоследствии и отличают мероприятие, которое просто прошло по плану, от события, которое чувствуется цельным.

Разберем на простых примерах:

• Менеджер отвлекся на согласование оборудования, поэтому на этапе подготовки не заметил, что после пленарной сессии 700 человек одновременно выйдут к двум небольшим кофе-станциям;

• Свадебный организатор идеально скоординировал декораторов, фотографа и ведущего, но не успел проверить, как будет выглядеть переход от церемонии к ужину и не окажутся ли гости в пустом зале во время пересетапа;

• Команда постоянно отвлекалась на оповещение всех об изменениях в тайминге, но на самом ивенте горячее все равно подали во время тоста, а после церемонии была неловкая пауза.

Как задержка на 20 минут ломает весь тайминг конференции?

Представим конференцию примерно на 700 гостей в LOFT#3. Основная программа проходит в MONTBLANC HALL. Высота потолков 7,6 метра, сцена, экран и возможность зонирования позволяют проводить пленарные сессии, панельные дискуссии и выступления.

OUTLOFT используется для welcome, кофе-брейков и нетворкинга. SKY — как пространство для спикеров.

Даже в такой понятной конфигурации одновременно необходимо контролировать десятки связанных между собой процессов:

• Регистрация;

• Навигация;

• Сцена, звук, свет, экраны;

• Кофе-брейки;

• Перемещение спикеров;

• Перестановка мебели;

• Клининг между блоками.

Если пленарная сессия заканчивается на 20 минут позже, это влияет на кофе-брейк. Если задерживается спикер, приходится менять программу, технические сценарии и работу команды. Если регистрация идет медленнее, сдвигается начало основной части.

На площадке, где каждая служба работает отдельно, event-менеджеру приходится самостоятельно оповещать всех участников цепочки об изменениях.

В LOFT HALL техническая команда, банкетная служба, менеджеры площадки и сервисные подразделения работают внутри одной системы, поэтому организаторам достаточно предупредить об изменениях своего персонального менеджера. Так, у тех, кто отвечает за результаты этой конференции, освобождаются ресурсы на подготовку модераторов, работу со спикерами, сценарий переходов между сессиями и качество нетворкинга и другие задачи.

Свадьба: организатор должен думать не о стульях

Организация свадеб отличается от B2B-мероприятий, но эти форматы схожи в причинах перегруза команды: менеджеру нужно удерживать десятки деталей, каждая из которых эмоционально важна для клиента.

Свадебный организатор должен думать о том, как пройдет церемония, когда гости впервые увидят зал, не затянутся ли тосты, будет ли естественным переход к танцевальной части и в какой момент лучше подать торт. Вместо этого он может полдня выяснять, кто переставит стулья после церемонии и успеет ли технический подрядчик завершить монтаж до приезда гостей.

Особенно сложными становятся свадьбы с несколькими сценариями, где планирование события должно учитывать не только красоту каждой зоны, но и логику всех переходов:

• Куда направляются гости после церемонии?

• Что происходит в зале в этот момент?

• Сколько времени требуется на перестановку?

• Где находится пара?

• Когда начинает работать бар?

• В какой момент включается вечерний световой сценарий?

Если площадка, кейтеринг и технические службы работают как отдельные подрядчики, свадебный организатор вручную соединяет эти процессы. Если они находятся внутри одной команды, значительная часть координации происходит без участия клиента.

Почему собственный кейтеринг сокращает не только расходы времени

Кейтеринг — один из самых крупных блоков коммуникации перед мероприятием. Если на площадку приходит внешний подрядчик, его нужно отдельно синхронизировать с программой, технической командой и эксплуатацией пространства.

Менеджер контролирует время заезда, доступ в технические зоны, количество персонала, расстановку станций, работу баров, подачу блюд, питание артистов и команды, вывоз оборудования.

В LOFT HALL кейтеринг встроен в общую инфраструктуру:

• Команда знает особенности залов, маршруты персонала, расположение кухни и реальную пропускную способность каждой зоны;

• На конференции кофе-брейк рассчитывается с учетом того, сколько человек одновременно покинут зал и по какому маршруту они пойдут;

• На корпоративе подача синхронизируется с награждением, выступлением артистов и танцевальной программой. Именно поэтому корпоратив под ключ не распадается на набор отдельных подрядчиков и несвязанных процессов;

• На свадьбе кухня работает не отдельно от сценария, а вместе с ним: горячее не появляется во время важного тоста, торт не вывозят до готовности фотографа, а бар открывается в момент, когда это предусмотрено драматургией вечера.

Техническое оснащение площадки: свет, звук, сцена без стороннего подрядчика

Даже небольшой проект может включать звук, свет, экран, сцену, микрофоны, трансляцию и оборудование для артистов.

Когда технический подрядчик впервые заходит в пространство, перед событием начинается длинная серия уточнений:

• Какая мощность доступна?

• Где разместить пульт?

• Можно ли разместить дополнительные источники света?

• Через какой вход заносить оборудование?

• Какой длины нужны кабели?

• Когда можно начинать монтаж?

• Где установить экран?

Техническую часть проекта LOFT HALL закрывает вместе с MAG — еще одним брендом, входящим в арт-конгломерат PLACEBO/25. MAG отвечает за свет, звук, сценические конструкции и индивидуальные технические решения.

По этой причине не нужно отдельно искать технического подрядчика, вводить его в особенности площадки и самостоятельно связывать со всеми участниками проекта. Подвесы, крепления и коммутации в пространствах LOFT HALL предусмотрены еще на этапе проектирования, а специалисты MAG уже знают возможности каждого зала.

Для стандартного события можно использовать оборудование, которое находится внутри пространства. Для сложного продакшена команда MAG подбирает дополнительное решение под конкретный сценарий — от конфигурации сцены и экранов до света, звука и технического сопровождения.

Поэтому технический блок не превращается в отдельную цепочку звонков между клиентом, площадкой и сторонним подрядчиком. Он остается внутри одной экосистемы.

Что меняется, когда все службы работают в одной команде

Если одна компания предоставляет техническое оснащение, кейтеринг, клининг, хелперов, внутреннюю координацию, сервис, мебель и другие необходимые блоки, значительная часть вопросов до и во время мероприятия решается внутри слаженной команды. В таком формате аренда пространства становится не отдельной услугой, а частью комплексной организации мероприятия.

Event-менеджер может не вовлекаться в каждый операционный блок, ведь ему не нужно выяснять:

• Когда технические специалисты смогут зайти в зал;

• Кто подготовит мебель к следующему блоку программы;

• Где разместят оборудование;

• Как сотрудники кейтеринга попадут в технические зоны;

• Кто отвечает за клининг между этапами мероприятия;

• Когда открывается бар;

• Как подрядчики будут заезжать на территорию.

У команды организаторов появляется один чат с одним коммуникационным лицом, который уже знает особенности пространства и синхронизирует внутренние службы. По данным команды LOFT HALL, в результате вместо 40–60 разрозненных звонков остаются 5–7 содержательных контактов.

Полный цикл не означает потерю контроля

Та же логика, что действует с кейтерингом и техническим сопровождением, распространяется и на остальные процессы: банкетный сервис, бар, хелперы, охрана, клининг и эксплуатационные службы работают как части одной системы. Если меняется тайминг, количество гостей или конфигурация пространства, организатору не нужно отдельно обзванивать кухню, официантов, бар, клининг и службу безопасности. Он передает изменение менеджеру LOFT HALL, а тот синхронизирует внутренние команды.

Передача части процессов площадке иногда воспринимается как риск потерять контроль над проектом. На практике происходит обратное. Когда менеджер не тратит внимание на десятки операционных задач, он лучше видит событие целиком.

Он может контролировать не приезд каждой машины и не каждую перестановку, а ключевые точки:

• Соблюдение тайминга;

• Соответствие декора концепции;

• Насыщенность и уровень программы;

• Общая атмосфера события.

То есть управлять не действиями подрядчиков, а результатом. Это особенно важно в последние семь дней, когда любое решение становится дороже, а времени на исправление ошибок почти не остается.

Организация мероприятий под ключ часто описывается как удобный формат: клиент получает площадку, техническое оснащение, кейтеринг и сервис в одном месте. Но главное преимущество модели полного цикла в том, что сильный event-менеджер использует свои компетенции там, где они действительно нужны.